5 klaidos rankiniu būdu tvarkant sąskaitas

Dažniausios buhalterinių klaidos rankinio sąskaitų suvedimo metu ir kaip jų išvengti su automatizavimu.

Rankinis sąskaitų tvarkymas atrodo paprastas — kol klaidų nesurenka auditas. Štai penkios dažniausios problemos, kurias matome buhalterinėse komandose.

1. Neteisingas PVM tarifas ar suma

Lengva netyčia pasirinkti 21 % vietoj 9 % arba suklaidinti dešimtainį skyriklį. Viena klaida gali iškreipti viso ketvirčio PVM ataskaitą.

Sprendimas: naudokite validacijos taisykles ir peržiūrą prieš eksportą. Doksero leidžia patikrinti PVM laukus prieš duomenis perduodant buhalteriui.

2. Dublikatai

Ta pati sąskaita įvedama du kartus — ypač kai dokumentai ateina ir el. paštu, ir popieriuje.

Sprendimas: registruokite sąskaitos numerį ir tiekėją; naudokite sistemą, kuri perspėja apie galimus dublikatus.

3. Neteisingas tiekėjo identifikatorius

Panašūs tiekėjų pavadinimai („UAB Telia“ vs „Telia Lietuva“) sukelia painiavą ataskaitose.

Sprendimas: centralizuotas tiekėjų katalogas ir automatinis susiejimas pagal PVM kodą.

4. Prarastas laikas dėl prastos nuotraukų kokybės

Telefono nuotrauka tamsi ar susiliejusi — OCR klaidingai nuskaito skaičius, o buhalteris ilgai taiso.

Sprendimas: reikalauti PDF; jei tik nuotrauka — naudoti OCR su peržiūros žingsniu.

5. Nėra audito pėdsako

Neaišku, kas pakeitė sumą ar datą — problematiška auditui ir vidinei kontrolei.

Sprendimas: naudokite platformą su vartotojo veiksmais ir versijų istorija. Doksero komandos funkcijos tai palaiko.

Automatizavimas neišsprendžia visko, bet pašalina didžiąją dalį pasikartojančių klaidų. Pradėkite nemokamai ir palyginkite su dabartiniu procesu.